Xerox DocuMate 250 User Manual

Also see for DocuMate 250: Hardware replacement guide User guide Installation guide

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DocuMate 250 Scanner User’s Guide iiiTable of ContentsWelcomeWhat’s in the Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1The Xerox DocuMate 250 Scanner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2What You Need . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3Documentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3InstallationBefore You Begin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4Step 1: Assemble the Scanner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5Step 2: Install the Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7Step 3: Connect the Power Supply . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Step 4: Connect the USB Cable and Turn on the Power . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Additional Applications Available with Your Scanner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19Register Your Scanner and Check for Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23ScanningLoad and Scan Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25Check the Scan Settings Before Scanning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27Scan from the One Touch Button Panel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28The One Touch Properties Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29Selecting New Scan Settings for the Scan Button . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32Setting Destination Application Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34Selecting Format Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40Selecting Options for the Scan Button . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44Creating a New Scan Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47The Storage Options Tab (Archive) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53Editing or Deleting Scan Configurations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58Configuring Before Scanning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60Scanning with Optical Character Recognition (OCR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61Scanning with sPDF or nPDF and Searching for Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68Scan and Burn to a CD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70Scanning with Event Forwarding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72Creating an HTML Web Page from Your Scanned Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74Transferring Scanned Documents to Storage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76Transfer Documents to a Server or Mapped Drive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78Checking the Hardware and Setting the Lamp Power Save Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79